Microsoft Office là gì? Là công cụ giúp hàng triệu người dùng trên toàn thế giới làm việc hiệu quả hơn trên máy tính của họ. Tuy khá quen thuộc với nhiều người nhưng chắc chắn sẽ có người chưa biết hết tính năng và lợi ích của từng phiên bản. Vì vậy, hãy đọc bài viết này của Phần Mềm 007 để chọn phiên bản Office phù hợp nhất với bạn.
Mục lục
Microsoft Office là gì?
Microsoft Office là gì? Đây là một trong những phần mềm hỗ trợ công việc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua. Vì phần mềm tích hợp tất cả các ứng dụng mà người dùng có thể sử dụng thường là Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive…. Thay vì người dùng phải đăng ký để sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cùng lúc thì Microsoft Office sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo.
Microsoft Office đã có trên những nền tảng nào?
Microsoft Office hiện nay có mặt trên hầu hết các nền tảng phổ biến, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng của người dùng. Dưới đây là danh sách chi tiết các nền tảng của Office là gì?
Đối với máy tính
Hệ điều hành Windows: Đây là nền tảng chính thức của Microsoft Office, với đầy đủ tính năng và phiên bản cập nhật mới nhất. Office hỗ trợ tất cả các phiên bản Windows phổ biến, từ Windows 7 đến Windows 11.
Hệ điều hành macOS: Office cũng có phiên bản dành cho máy tính Mac, tuy nhiên một số tính năng có thể bị hạn chế so với phiên bản Windows. Phiên bản Office cho macOS tương thích với các phiên bản macOS mới nhất.
Trên thiết bị di động
Điện thoại thông minh: Office có ứng dụng di động miễn phí cho cả hai hệ điều hành iOS và Android. Ứng dụng cho phép người dùng xem, chỉnh sửa và tạo tài liệu Word, Excel, PowerPoint và OneNote cơ bản trên điện thoại.
Máy tính bảng: Tương tự như điện thoại thông minh, Office cũng có ứng dụng dành cho máy tính bảng iPad và Android. Ứng dụng cung cấp trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng Office trên màn hình lớn hơn.
Đối với Web
Microsoft 365: Microsoft cung cấp phiên bản Office trực tuyến thông qua dịch vụ Microsoft 365. Phiên bản này cho phép người dùng truy cập và sử dụng các ứng dụng Office trên mọi thiết bị có kết nối internet, mà không cần cài đặt phần mềm.
Ngoài ra, Microsoft Office còn có các phiên bản dành cho Chromebook và Linux, tuy nhiên tính năng có thể bị hạn chế so với các phiên bản chính. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin chi tiết về Microsoft Office trên các nền tảng tại website chính thức của Microsoft
Microsoft Office thành Microsoft 365 như thế nào?
Sau khi hiểu rõ về Office là gì? Bạn cần hiểu hơn về quá trình phát triển công cụ này như nào. Sự phát triển của Microsoft Office không dừng lại ở việc cung cấp các công cụ văn phòng cơ bản. Trong một hành trình đầy hứng thú và đổi mới, nó đã chuyển đổi từ bộ phần mềm văn phòng truyền thống thành dịch vụ đám mây toàn diện mang tên Microsoft 365.
Giai đoạn : Bắt đầu từ Microsoft Office
1989: Microsoft Office lần đầu tiên phát hành Office 1.0 cho Windows, với các công cụ chính bao gồm Word, Excel và PowerPoint.
1990 – 2000: Trong thập kỷ này, Office đã trải qua nhiều phiên bản và cải tiến lớn, bổ sung thêm các ứng dụng như Access, Outlook và Publisher.
Giai đoạn : Chuyển đổi sang Dịch vụ Đám Mây
2011: Microsoft ra mắt Office 365, dịch vụ đám mây bao gồm phần mềm văn phòng truyền thống cũng như các dịch vụ đám mây như OneDrive và SharePoint.
2013: Ra mắt phiên bản Office 2013 được tích hợp sâu với dịch vụ đám mây, cho phép người dùng lưu trữ và truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi.
Giai đoạn : Phát triển thành Microsoft 365
2017: Ra mắt Microsoft 365, kết hợp Office 365, Windows 10 và Enterprise Mobility + Security (EMS) nhằm cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp.
2020: Ra mắt Microsoft 365 Personal và Home, các dịch vụ đám mây mở rộng dành cho cá nhân và gia đình. Bao gồm các tính năng như Microsoft Editor, Money in Excel và Family Safety.
Giai đoạn : Tích hợp AI và Công nghệ Mới
Hiện nay, Microsoft 365 không chỉ cung cấp các công cụ văn phòng mà còn tích hợp công nghệ AI và các dịch vụ mới. Điều này giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn và tương tác linh hoạt hơn.
Các công cụ trong bộ Microsoft Office là gì?
Do phần mềm Office tích hợp đồng thời nhiều ứng dụng công việc nên người dùng chỉ cần đăng nhập một lần là có thể truy cập được tất cả các công cụ. Bằng cách này, người dùng sẽ tiết kiệm chi phí, hạn chế chuyển đổi dữ liệu qua lại và không cần mất nhiều thời gian để học cách sử dụng các công cụ mới. Sau đây là top ứng dụng cơ bản mà người dùng có thể tham khảo:
Microsoft Word
Word Office là gì? Đây là công cụ soạn thảo văn bản với nhiều tính năng như: đi kèm các hiệu ứng văn bản; thay đổi kiểu chữ – màu sắc – kích thước văn bản, thêm hình ảnh, âm thanh khi cần thiết… giúp văn bản trở nên sinh động và chuyên nghiệp hơn.
Ngoài ra còn có các công cụ hỗ trợ người dùng như kiểm tra chính tả, ngữ pháp ở nhiều ngôn ngữ khác nhau. Đối với hầu hết các ngành nghề, Word luôn là một công cụ tương đối cần thiết. Với Word, bài thuyết trình tài liệu của bạn sẽ trở nên hấp dẫn và có chất lượng tốt hơn.
Microsoft Excel
Microsoft Excel là một chương trình xử lý bảng tính có thể ghi lại và trình bày thông tin đã xử lý ở dạng bảng, thực hiện các phép tính và xây dựng số liệu thống kê trực quan có trong bảng. Trên thực tế, Microsoft Excel là một công cụ có nhiều tính năng ưu việt, giúp ích rất nhiều cho người dùng trong việc xử lý thông tin.
Microsoft PowerPoint
Tiếp theo là phần mềm PowerPoint, giúp hỗ trợ hoạt động thuyết trình trong bộ ứng dụng MS Office quen thuộc. Thông qua nền tảng này, người dùng có thể thiết kế các mẫu của riêng mình hoặc sử dụng các mẫu có sẵn cho nhiều ngóc ngách khác nhau.
Đặc biệt, công cụ sẽ hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động giảng dạy, thực hiện dự án và nghiên cứu cũng như báo cáo từ tổng quan đến chi tiết. Nói chung là bất cứ ngành nghề nào, lĩnh vực nào cũng đều cần sử dụng phần mềm này trong quá trình làm việc.
Microsoft OneNote
Tiếp theo, phần mềm quan trọng tiếp theo mà người dùng không nên bỏ qua khi sử dụng MS Office chính là OneNote. Bởi lẽ, với sự phát triển của công nghệ hiện đại ngày nay, người dùng không cần phải sử dụng bút, giấy nếu muốn sáng tạo ý tưởng hay ghi lại bất kỳ thông tin nào.
Thay vào đó, OneNote sẽ mang đến cho người dùng sự tự do sáng tạo với khả năng thiết lập ghi chú nhanh chóng kết hợp văn bản và hình ảnh. Điều này cho phép người dùng phác thảo ý tưởng trực tiếp trên màn hình thiết bị và thực hiện thay đổi, chỉnh sửa hoặc xem thông tin bất cứ lúc nào.
Microsoft OneDrive
OneDrive là công cụ lưu trữ đám mây tương tự như Google Drive, cho phép bạn lưu trữ các tập tin, thư mục, ảnh, video… trực tuyến thay vì lưu trữ trên máy tính. Bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu được lưu trữ trên mọi thiết bị như: điện thoại di động, máy tính bảng…
Microsoft Outlook
Phần mềm tiếp theo mà người dùng phải sử dụng trong MS Office chính là email Outlook. Bởi vì, công cụ sẽ hỗ trợ gửi và nhận email nhanh chóng bằng địa chỉ email tên miền riêng của doanh nghiệp bạn.
Đặc biệt, người dùng sẽ được sử dụng 50GB dung lượng để lưu trữ các email đã gửi, nhận, spam mà không phải lo đầy bộ nhớ. Ngoài ra, công cụ còn được trang bị hệ thống lọc dữ liệu và lọc email an toàn nhằm hạn chế spam gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Microsoft Teams
Một trong những phần mềm được nhiều người dùng đánh giá cao khi tổ chức họp trực tuyến đó là Microsoft Teams, một ứng dụng nằm trong bộ phần mềm MS Office. Người dùng có thể tổ chức hoặc tham gia các cuộc họp nhóm với tối đa 300 người tham gia thông qua các tính năng đặc biệt như tạo nhóm, gửi file tài liệu, thiết lập cuộc gọi thoại hoặc chia sẻ màn hình.
Hướng dẫn cách đăng ký và đăng nhập Office 365
Nếu người dùng chưa có tài khoản Microsoft Office 365 bản quyền và chưa biết cách đăng nhập vào phần mềm thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn sau:
Cách đăng ký tài khoản Office bản quyền
Hiện nay Microsoft đang phát triển các gói dịch vụ Office 365 được bảo vệ bản quyền dành cho doanh nghiệp. Người dùng có thể tham khảo:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
Cách đăng nhập vào Office 365
Sau đây là các bước để đăng nhập vào Microsoft Office 365. Người dùng có thể tham khảo:
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Windows > Chọn Cài đặt.
Bước 2: Chọn Account.
Bước 3: Nhấn vào Sign in with a Microsoft account instead > Nhập email, số điện thoại hoặc Skype của bạn > Chọn Next.
Bước 4: Nhập Password > Chọn Sign In.
Như vậy bạn đã biết Office là gì? Đây là bộ phần mềm văn phòng toàn diện, tiện lợi bao gồm các công cụ như: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive, Outlook, Access, Nhà xuất bản và Skype for Business. Nó không chỉ giúp chỉnh sửa văn bản, thống kê, tính toán và tạo bản trình bày mà còn quản lý email và lưu trữ đám mây.
Với bộ công cụ phong phú, Microsoft Office đã trở thành bộ phần mềm không thể thiếu trong cuộc sống và công việc của chúng ta. Quan trọng nhất, nhờ sự phát triển từ Microsoft Office sang Microsoft 365, Microsoft giúp mọi người kết nối và cộng tác dễ dàng hơn để họ có thể làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn.
